Пользователи, роли и права

Что это и зачем

Раздел Пользователи — рабочее место администратора компании. Здесь вы добавляете сотрудников, выдаёте им логин и пароль, назначаете права на отдельные модули системы и контролируете количество занятых мест по подписке.

Доступ к разделу есть только у пользователей с правом Управление пользователями (внутренний код admin). Остальные сотрудники этого пункта меню не видят, а попытка вызвать любые операции с пользователями без этого права отклоняется сервером. Если у сотрудника вообще нет назначенных прав, при входе он увидит сообщение «Администратор не присвоил полномочия. Обратитесь к нему для настройки вашей учетной записи» — это нормальное состояние новой учётной записи до того, как вы выдадите ей права.

Где находится и как открыть

Пункт Пользователи расположен в боковом меню в группе Система (рядом с пунктом Документация). Откроется страница со списком сотрудников выбранного подключения, счётчиками занятых мест и кнопкой + Пригласить.

Раздел работает в двух режимах, между которыми переключают вкладки в верхней части страницы. Вкладки появляются только когда выбрано подключение; без подключения раздел сразу открывается на вкладке «Общие»:

• Подключение — пользователи и права в рамках конкретного подключения (одна база 1С или один аккаунт iiko). Здесь же приглашают новых сотрудников, видны счётчики мест и поиск.
• Общие — права уровня всей компании, не зависящие от подключения: ЕГАИС, Меркурий, ЭДО, Честный Знак и роль администратора.

Модель доступа: подписка × разрешение

Доступ к любой функции определяется одновременно двумя условиями. Функция показывается и работает только тогда, когда выполнены оба:

• Capability — что доступно по подписке и системе. Определяется на уровне компании и типа подключения: какие модули оплачены и применимы к данной системе (1С или iiko). Это внешний контур: даже администратор не может выдать право на модуль, которого нет у компании или который не относится к типу её подключения.
• Permission — что разрешено конкретному пользователю. Выдаёте вы как администратор индивидуально каждому сотруднику. Это внутренний контур внутри того, что доступно компании.

Правило простое: пользователь видит и может использовать модуль, если этот модуль доступен компании по подписке И выдан лично ему. Поэтому в списке прав при настройке пользователя показываются только те разрешения, которые применимы к данному подключению и системе — лишние не отображаются, а при попытке сохранить неприменимое право сервер его отклонит.

Различия 1С и iiko

Набор применимых прав зависит от системы выбранного подключения. Большинство прав общие для обеих систем: чат, загрузка документов, просмотр и конструктор отчётов, аналитика, события (автоматизация), процессы и управление пользователями. Различия:

• Аномалии доступны только для подключений 1С — в наборе прав для iiko этого пункта нет.
• Мониторинг — отдельное право, применимое только к подключениям iiko; для 1С оно не показывается.

Какой именно набор прав показывать, система определяет автоматически по типу выбранного подключения, поэтому отдельно настраивать это не нужно.

Права на подключение (вкладка «Подключение»)

Эти права выдаются отдельно для каждого подключения и управляют функциями, которые работают «внутри» базы 1С или аккаунта iiko:

• Чат — ИИ-ассистент и сценарии общения с данными (см. Ассистент).
• Загрузка документов — загрузка и распознавание документов (см. Загрузки, Библиотека).
• Просмотр отчётов — чтение готовых отчётов (см. Мои отчёты).
• Конструктор отчётов — создание и редактирование отчётов; автоматически включает просмотр (см. Конструктор отчётов).
• Аналитика и KPI — показатели и аналитические виджеты на дашборде.
• Аномалии — обнаружение аномалий; только для 1С (см. Аномалии).
• Автоматизация — события и автоматические сценарии (см. События).
• Мониторинг — наблюдение за показателями; только для iiko (см. Мониторинг).
• Управление процессами — просмотр и Управление процессами — конструктор — просмотр и создание процессов; конструктор автоматически включает просмотр (см. Процессы).
• Управление пользователями — доступ к этому самому разделу.

Некоторые права связаны парами «просмотр + конструктор/управление»: при выдаче старшего права младшее (просмотр) включается автоматически. Это касается конструктора отчётов, конструктора процессов, а также управления ЕГАИС и Меркурием.

Глобальные права (вкладка «Общие»)

Модули государственных систем учёта и маркировки работают на уровне всей компании, а не отдельного подключения, поэтому права на них живут на вкладке Общие и не показываются в списке прав подключения:

• ЕГАИС — просмотр, ЕГАИС — управление (включает просмотр), ЕГАИС — приёмка (см. ЕГАИС).
• Меркурий — просмотр, Меркурий — управление (включает просмотр) (см. Меркурий).
• ЭДО — просмотр (см. ЭДО).
• Честный Знак — просмотр, Честный Знак — списание (вывод из оборота) (см. Честный Знак).
• Админ — роль администратора на уровне компании.

На вкладке Общие отображаются только те сотрудники, у кого уже есть хотя бы одно глобальное право. Чтобы изменить набор, нажмите значок редактирования в строке пользователя, отметьте нужные права и сохраните. Управлять списком на этой вкладке может администратор; просматривать его дополнительно разрешено и держателю права ЕГАИС — управление.

Функциональные модули как области прав

Права выдаются по функциональным модулям. Ниже — перечень областей, на которые можно настроить доступ. Какие из них доступны конкретной компании, зависит от подписки, типа подключения и лицензий:

• ИИ-чат — ассистент по данным.
• Загрузка документов — загрузка и распознавание.
• Отчёты — просмотр и конструктор отчётов.
• Аналитика и KPI — показатели на дашборде.
• Аномалии — обнаружение отклонений (1С).
• Мониторинг — наблюдение за показателями (iiko).
• Автоматизация (События) — сценарии и оповещения.
• Процессы — управление процессами (просмотр, конструктор).
• Управление пользователями — этот раздел.
• ЕГАИС — алкогольная отчётность (просмотр, управление, приёмка).
• Меркурий — ветеринарные документы (просмотр, управление).
• ЭДО — электронный документооборот (просмотр).
• Честный Знак — маркировка (просмотр, списание).

Последние четыре модуля (ЕГАИС, Меркурий, ЭДО, Честный Знак) настраиваются на вкладке Общие, остальные — на вкладке Подключение.

Типы пользователей и лимит мест

Каждый пользователь подключения относится к одному из двух типов:

• Основной — полноценный сотрудник, которому можно выдать любой набор прав.
• Загрузка Документов (второстепенное место) — упрощённая учётная запись только для загрузки документов. Такому пользователю доступно единственное право Загрузка документов; остальные права снимаются автоматически при смене типа.

Количество мест каждого типа ограничено подпиской компании. В шапке раздела на вкладке Подключение показаны счётчики в формате «занято / всего»: Основные и Второстепенные. В счётчик попадают только активные пользователи соответствующего типа.

Как пригласить и настроить пользователя (пошагово)

Приглашение выполняется на вкладке Подключение через мастер из трёх шагов. Нажмите + Пригласить.

1. Шаг 1 — email. Введите электронную почту сотрудника и нажмите Продолжить. Система проверит, есть ли уже такой пользователь:

• если адрес новый — будет создана новая учётная запись;
• если пользователь уже есть в вашей компании — мастер перейдёт в режим выдачи доступа существующему сотруднику;
• если пользователь принадлежит другой компании — появится сообщение, что добавить его можно только после удаления из текущего аккаунта.

2. Шаг 2 — имя и права. Укажите Имя и Фамилию. Затем выберите права: можно применить готовый Шаблон или отметить разрешения вручную галочками. Доступные шаблоны: Полный доступ, Бухгалтер, Аналитик, Только загрузка, Только просмотр. Шаблон подставляет только те права, что применимы к текущему подключению и системе, — неприменимые в нём права автоматически отбрасываются. Нажмите Создать пользователя (для нового) или Предоставить доступ (для существующего).
3. Шаг 3 — передача доступа. Для нового пользователя система покажет логин (email) и сгенерированный пароль. Пароль показывается один раз и нигде не хранится — сразу скопируйте его кнопкой Копировать и передайте сотруднику, либо нажмите Отправить пользователю email, чтобы система выслала данные на почту. Нажмите Готово. Для существующего сотрудника третий шаг не показывается: ему просто добавляются права, нового пароля не создаётся.

Изменение прав и статуса существующего пользователя

В таблице на вкладке Подключение по каждому сотруднику показаны столбцы: Имя, Email, Система, Тип, Полномочия (список выданных прав), Статус (Активен / Неактивен) и Действия. В столбце действий три кнопки:

• Изменить разрешения (карандаш) — открывает карточку, где можно сменить тип пользователя и пересобрать набор прав (галочками или шаблоном), затем Сохранить. Если вы редактируете собственные права, меню и интерфейс обновятся сразу, без перезагрузки.
• Деактивировать / Активировать — временно отключает или включает доступ без удаления учётной записи. Деактивированный пользователь при входе увидит «Ваш аккаунт деактивирован».
• Удалить — полностью убирает пользователя из подключения вместе с его правами. Действие необратимо и требует подтверждения.

Над списком есть поле Поиск по имени или email для быстрого фильтра. На вкладке Общие по каждому пользователю доступна только кнопка редактирования глобальных прав.

Ограничения и защитные правила

• Нельзя действовать против себя. Собственную учётную запись нельзя деактивировать или удалить.
• Защита последнего администратора. Система не даст деактивировать, удалить, перевести во второстепенный тип или лишить права Управление пользователями единственного оставшегося активного администратора — иначе компания потеряет доступ к управлению. Сначала назначьте администратором другого сотрудника.
• Уникальность email. Нельзя завести на одном подключении двух пользователей с одинаковым email.
• Чужая компания. Пользователя, привязанного к другой компании, нельзя добавить, пока он не будет удалён оттуда.
• Лимит мест. Приглашение или смена типа отклоняются при превышении доступного числа мест соответствующего типа.
• Только применимые права. Сервер принимает лишь права, применимые к подключению и его системе; неизвестные или неподходящие типу пользователя права отклоняются. Глобальные права (ЕГАИС, Меркурий, ЭДО, Честный Знак) выдаются только на вкладке Общие.

Все изменения прав, активации/деактивации, смены типа, приглашения и удаления фиксируются в журнале аудита по каждому пользователю.

Частые вопросы

• Сотрудник не видит нужный раздел. Проверьте две вещи: выдано ли ему соответствующее право и доступен ли модуль компании по подписке (а также применим ли он к системе подключения — например, «Мониторинг» только для iiko, «Аномалии» только для 1С). Раздел появляется только при выполнении обоих условий.
• Новый сотрудник видит «Администратор не присвоил полномочия». Это значит, что у него ещё нет ни одного права — откройте его карточку и назначьте нужные разрешения.
• Где выдать права на ЕГАИС или Меркурий? На вкладке Общие — это права уровня компании, в списке прав подключения их нет.
• Потерял пароль нового пользователя. Пароль показывается один раз при создании и нигде не хранится. Если он не сохранён и не отправлен на почту, восстановить его в этом окне нельзя — потребуется сброс пароля сотрудником через вход в систему.
• Можно ли дать сотруднику доступ только к загрузке документов? Да — установите тип Загрузка Документов в карточке редактирования. Это занимает более дешёвое «второстепенное» место и ограничивает права одной загрузкой.