ЕГАИС

Модуль ЕГАИС — рабочее место для всех операций с алкоголем: приёмка входящих накладных (ТТН), просмотр остатков, списание, вскрытие бутылок, корректировки и инвентаризация. Платформа берёт техническую сторону работы с ЕГАИС на себя — документы формируются и отправляются автоматически через установленный у вас агент УТМ (программу, которая соединяется с Универсальным транспортным модулем ЕГАИС).

Вам не нужно разбираться в форматах обмена с ЕГАИС. Вы выбираете магазин и нажимаете кнопки в интерфейсе («Подтвердить получение», «Создать акт списания», «Завершить инвентаризацию»), а платформа формирует нужный документ, отправляет его и отслеживает статус ответа.

Модуль находится в боковом меню в группе Маркировка, пункт ЕГАИС (иконка бокала).

Выбор магазина и общий поиск

ЕГАИС-операции всегда привязаны к конкретному магазину, который идентифицируется кодом ФСРАР. Сверху на странице расположен переключатель магазина. Если у компании только один магазин, он выбирается автоматически.

Если магазины ещё не настроены или интеграция с ЕГАИС не подключена, модуль покажет соответствующее сообщение — без активной лицензии и зарегистрированного магазина работа невозможна.

Над вкладками есть единое поле поиска и кнопка камеры для сканирования акцизных марок:

• Текст (номер ТТН, поставщик, название продукции, производитель, ИНН, алкокод) фильтрует список на активной вкладке.
• Если введённое или отсканированное значение является акцизной маркой, система выполняет поиск по марке: находит ТТН, в которой эта бутылка пришла, и открывает её карточку с подсветкой нужной строки.
• Если вы сканируете марку, находясь на вкладке Остатки, и бутылка уже в остатках — откроется карточка партии этого товара. Если бутылка ещё не в остатках, система спросит, перейти ли к соответствующей ТТН. Если марка найдена в нескольких ТТН (возврат или повторная поставка) — предложит выбрать накладную в списке.

Вкладки модуля

В рабочем окне ЕГАИС доступны следующие вкладки:

• Слепые зоны — ежедневный автоматический аудит позиций меню: платформа выявляет блюда и напитки, которые содержат признаки алкоголя, но не привязаны к учёту ЕГАИС.
• ТТН — входящие товарно-транспортные накладные: приёмка, подтверждение, отказ, повторный запрос из ЕГАИС.
• Остатки — текущие остатки в ЕГАИС по складу и торговому залу, просмотр партий, запрос актуальных данных.
• Акт списания — ручное списание алкогольной продукции: крепкий алкоголь по маркам, пиво по объёму или количеству.
• Вскрытие — отметка бутылки как вскрытой в учёте платформы.
• Акты — история сформированных актов списания и постановки на баланс со статусами и деталями ответа ЕГАИС.
• Продажи — сводка по реализованному алкоголю, извлечённая из вашей учётной системы.
• Инвентаризация — три сценария сверки: полная инвентаризация по всему магазину, инвентаризация по отдельным позициям и сверка розлива по вскрытым бутылкам.

В заголовках вкладок ТТН и Остатки показывается счётчик: число накладных и число позиций соответственно.

Интеграция с учётными системами

Платформа интегрируется с вашими учётными системами — будь то ресторанная система, ERP или другое ПО для управления заведением. Благодаря этой интеграции платформа способна автоматически извлекать данные о продажах из учётной системы и на их основе корректировать алкогольную продукцию в ЕГАИС. Вам не нужно вручную сопоставлять продажи и списания — платформа делает это автоматически, формируя корректные акты и поддерживая актуальность остатков.

Слепые зоны — аудит учёта алкоголя

Вкладка «Слепые зоны» отображает результаты ежедневного автоматического аудита. Платформа анализирует продажи и с помощью искусственного интеллекта выявляет позиции меню, которые содержат признаки содержания алкоголя, но которые не привязаны ни к одному продукту в учёте ЕГАИС. Такие позиции могут означать, что алкоголь расходуется без надлежащего списания. Платформа не только анализирует данные номенклатуры блюда, но также способна посмотреть тех.карту и определить ошибки в ней.

Каждая найденная позиция отображается в списке с пояснением системы — почему она считает позицию проблематичной. По каждой записи доступны два действия:

• Исправлено (зелёная галочка) — вы устранили расхождение, например добавили привязку к продукту ЕГАИС. Если на следующий день позиция всё ещё не учитывается, она вернётся в список.
• Скрыть (красный крест) — позиция не является алкогольной или не требует внимания по другим причинам. Она не будет появляться в результатах аудита, если её название не изменится.

Клик по строке открывает подробную карточку с полным пояснением.

Приёмка ТТН (вкладка «ТТН»)

Вкладка ТТН открывается по умолчанию при входе в раздел — у приёмки ограниченный срок, накладную необходимо обработать в течение нескольких дней с момента получения. В таблице по одной строке на накладную: номер ТТН, дата, поставщик, число позиций, число марок и статус.

Статусы накладной отображаются цветными метками: «Принят из ЕГАИС» (новая, ожидает обработки), «Приёмка» (приёмка ведётся прямо сейчас — синяя метка), «Отсканировано» (марки отсканированы на мобильном устройстве и ожидают подтверждения ответственного сотрудника), «Подтверждён» и «Подтверждён с расхождениями» (зелёные, приёмка завершена), «Отменён» и «Отменён поставщиком» (красные), а также промежуточные состояния.

Над таблицей есть панель фильтров (период: 7, 30, 90 или 365 дней либо произвольный диапазон; поставщики; статусы) и кнопка Обновить список. Данные ЕГАИС поступают в платформу автоматически через агент УТМ — запрашивать их вручную не требуется. Под фильтрами отображается счётчик «Найдено: N из M в архиве».

Как принять накладную (пошагово)

1. Откройте накладную кликом по строке — раскроется карточка ТТН с информацией о доставке, составом поставки (позиции, производитель, количество, цена, число марок) и цепочкой поставок.
2. Если у вас есть право приёмки и накладная зарегистрирована в ЕГАИС, в карточке появятся кнопки Начать прием и Отказать.
3. Нажмите Начать прием — откроется режим «Проверка приёма». Для каждой позиции отсканируйте акцизные марки (камерой, фото или вводом кода вручную) или, для немаркированной продукции, впишите фактическое количество. Внизу отображается счётчик «Подтверждено марок: N из M».
4. Завершите проверку одной из кнопок:

• Подтвердить получение — полная приёмка (если остались неподтверждённые марки, система переспросит перед отправкой).
• Принять с расхождениями — приёмка с фактическим количеством, отличным от указанного в накладной.
• Отказать — полный отказ от накладной.
• Отменить приёмку — прервать проверку без отправки данных в ЕГАИС.

Отказать можно сразу, не начиная проверку, — кнопкой Отказать прямо в карточке. После отправки вердикта карточка показывает подтверждение отправки — за дальнейшим статусом следите в списке ТТН.

Приёмка с мобильного устройства и предварительная проверка

Если для вашего магазина включён режим предварительной проверки приёмки (режим черновиков), сотрудники могут сканировать марки в мобильном приложении, а финальную отправку в ЕГАИС выполняет ответственный сотрудник через веб-интерфейс. После завершения сканирования на мобильном устройстве накладная получает статус «Отсканировано».

Ответственный сотрудник открывает карточку такой накладной и видит результаты сканирования, время ожидания, а также кнопки Отправить в ЕГАИС (подтвердить приёмку) или Отменить приёмку (сбросить результаты и начать заново). Накладные, ожидающие подтверждения более 24 часов, выделяются дополнительно — срок приёмки ограничен.

Режим настраивается для каждого магазина в разделе «Настройки ЕГАИС» → вкладка «Списание» → блок «Приёмка ТТН» (подробнее см. раздел «Черновики»). Если режим отключён, приёмка отправляется в ЕГАИС сразу при нажатии кнопки без промежуточного шага проверки.

Загрузка накладной в учётную систему

Если ваше заведение использует учётную систему, в карточке ТТН доступна кнопка «Загрузить в учётную систему». При нажатии открывается встроенная панель, где платформа автоматически сопоставляет позиции накладной с номенклатурой учётной системы. Вы можете проверить сопоставление, при необходимости скорректировать количество и настройки НДС, после чего отправить документ как входящий приход непосредственно в учётную систему — без ручного переноса данных.

Повторный запрос и восстановление ТТН

Иногда статус накладной «застревает» — ЕГАИС не прислал ответ или документ был потерян при передаче. Для накладных, которые ещё не подтверждены в ЕГАИС, доступна кнопка Обновить из ЕГАИС.

Нажатие повторно запрашивает у ЕГАИС данный документ — ЕГАИС переотправляет его, и платформа пересчитывает статус. После запроса появляется сообщение «Запрос отправлен в ЕГАИС — ждём переотправку документов…», и через несколько секунд список обновляется автоматически.

Запрос имеет ограничение частоты на стороне ЕГАИС. Если появляется сообщение о слишком частых запросах, необходимо подождать. Платформа также самостоятельно перезапрашивает зависшие накладные в фоновом режиме, поэтому ручное вмешательство обычно не требуется.

Остатки и сверка (вкладка «Остатки»)

Вкладка отображает текущие остатки алкоголя по данным ЕГАИС. Сверху расположен переключатель: Склад и Торговый зал.

В таблице остатков содержится информация о продукции, производителе, стране, объёме бутылки, крепости, количестве, итоге в литрах и числе партий. Внизу — итоговая строка (всего бутылок и литров). Клик по строке открывает панель «Партии» с детализацией и перечнем акцизных марок.

Две кнопки обновления — в чём разница

• Последняя загрузка — перечитывает остатки из базы платформы. Выполняется быстро, без обращения к ЕГАИС. Это действие по умолчанию.
• Обновить из ЕГАИС — запрашивает свежие данные непосредственно из ЕГАИС. Ответ может занять от нескольких минут до нескольких часов; пока запрос обрабатывается, отображается баннер «Запрос отправлен в ЕГАИС», а старая таблица остаётся видимой. Когда данные поступят, список обновится автоматически. Если ответ не получен в течение 24 часов, баннер сообщит об истечении запроса и предложит повторить.

Расхождения остатков

Остатки, которые ЕГАИС присылает в ответ на запрос, и учёт платформы (конкретные бутылки и их маркировка, числящиеся в системе) — это два разных представления, которые иногда расходятся. Данные ЕГАИС обновляются последним полученным ответом, а учёт платформы ведётся отдельно. При каждом запросе остатков из регистра 1 ЕГАИС платформа инициализирует интеллектуальную сверку в фоновом режиме, анализирует расхождения между ЕГАИС и своим учётом и корректирует данные по остаткам в учёте платформы автоматически. Так как платформа является связующим звеном между вашим заведением и данными по остаткам ЕГАИС, анализируя данные из двух источников, вы всегда можете положиться на актуальность данных на нашей платформе.

Списание (вкладка «Акт списания»)

Вкладка предназначена для ручного списания алкогольной продукции. Сверху выбирается тип продукции: Крепкий алкоголь или Пиво. Логика списания принципиально различается. Внизу — таблица созданных актов с датой, типом, основанием и статусом («В очереди», «Отправлено», «Проводится в ЕГАИС», «Подтверждено в ЕГАИС», «Отклонено»). Иконка статуса обновляется автоматически; клик по ней показывает подробности, в том числе причину отказа ЕГАИС.

Крепкий алкоголь — по маркам

Крепкий алкоголь списывается по каждой конкретной бутылке. Отсканируйте или введите акцизные марки списываемых бутылок в таблицу и нажмите Создать акт списания.

Пиво — по объёму или количеству

Для пива выберите подтип:

• Бутылки / банки — выберите продукт из списка остатков пива (поиск по названию; рядом показывается доступное количество) и укажите количество в штуках. Система распределит списание по партиям, начиная с самой ранней по дате поступления.
• Кега — укажите продукт и объём кеги в литрах, нажмите Зафиксировать открытие кеги. Открытие фиксируется и включается в акт при закрытии смены — по фактически реализованному объёму, а не сразу всей кеги.

Исправление отклонённого акта

Если акт списания отклонён ЕГАИС (статус «Отклонено»), в карточке акта появляется кнопка «Исправить». При нажатии открывается режим редактирования, где при необходимости можно скорректировать количество и отправить акт повторно. Исходный отклонённый акт сохраняется как архивная запись, а в ЕГАИС направляется новый документ. Повторно сформированный документ помечается меткой «Повтор» (см. вкладку «Акты»).

Кнопка «Исправить» не показывается, если отклонённый акт уже был заменён более новым документом — например, платформа автоматически пересобрала списание на основе продаж. В этом случае повторять исправление вручную не нужно.

Отзыв принятого акта

Принятый акт списания можно отозвать в течение 7 дней с момента, когда ЕГАИС подтвердил его проведение. Кнопка «Отозвать акт» отображается на карточке акта в статусе «Подтверждено в ЕГАИС» и скрывается после истечения срока или если отзыв уже был направлен. После успешного отзыва ЕГАИС восстанавливает списанные бутылки на балансе.

Вскрытие бутылки (вкладка «Вскрытие»)

Вкладка отмечает запечатанную бутылку как вскрытую. Отсканируйте или введите акцизную марку и нажмите Вскрыть. Ниже отображается список открытых бутылок магазина с указанием продукта, ёмкости, остатка в мл и времени вскрытия.

Автоматическое уведомление о необходимости вскрытия

Если при обработке продажи алкоголя платформа обнаруживает, что необходимо списать содержимое конкретной бутылки, а она ещё не отмечена как вскрытая, система автоматически отправляет уведомление ответственному сотруднику. Уведомление содержит информацию о продукте и марке бутылки, которую необходимо вскрыть. После вскрытия бутылки списание будет выполнено корректно.

Акты (вкладка «Акты»)

Вкладка отображает историю всех сформированных актов ЕГАИС: актов списания, актов постановки на баланс и корректирующих документов. Для каждого акта показывается дата создания, тип, основание, статус и детали ответа ЕГАИС.

Статусы актов: «В очереди» (ожидает отправки), «Отправлено» (направлено в ЕГАИС), «Проводится в ЕГАИС» (документ подписан и обрабатывается на стороне ЕГАИС — промежуточное состояние), «Подтверждено в ЕГАИС» (ЕГАИС подтвердил проведение), «Отклонено» (ЕГАИС вернул ошибку). Черновики, удалённые ответственным сотрудником, отображаются со статусом «Удалён» или «Черновик отклонён». Иконка статуса обновляется автоматически; при отклонении — отображается причина отказа.

Метки происхождения акта

Рядом со статусом акта показываются цветные метки, которые подсказывают, как и откуда акт был сформирован:

• Источник акта — метка происхождения: «Инвентаризация · Полная», «Инвентаризация · По позициям» или «Инвентаризация · Розлив» (акт сформирован при инвентаризации), «Продажи» (акт сформирован автоматически на основе данных из учётной системы), «Списание» (ручное списание). Дополнительно иконка в виде телефона обозначает акт, созданный с мобильного устройства.
• Повтор — янтарная метка на актах и чеках, которые были сформированы повторно после отклонения предыдущего документа ЕГАИС. В подробностях такого акта отображается пояснение: «Повторное списание после отклонения ЕГАИС — заменена марка» (для крепкого алкоголя и чеков) или «…заменена партия» (для пива), а также ссылка на исходный отклонённый документ «(вместо №…)».

По каждому акту доступны действия в зависимости от его статуса:

• Исправить — для отклонённых актов: откройте акт, скорректируйте данные и отправьте повторно. Исходный акт сохраняется как архивная запись.
• Отозвать акт — для принятых актов в течение 7 дней с момента подтверждения ЕГАИС. После отзыва ЕГАИС восстанавливает списанные позиции на балансе.

Черновики актов, созданных с мобильного устройства, также отображаются здесь до их отправки в ЕГАИС ответственным сотрудником.

Продажи (вкладка «Продажи»)

Вкладка отображает данные о реализованной алкогольной продукции, автоматически извлечённые из вашей учётной системы. Платформа анализирует продажи по заведению и формирует сводку по каждой позиции алкоголя: наименование, алкокод, количество реализованных единиц, объём.

Эти данные используются платформой для автоматического формирования документов ЕГАИС: система сопоставляет проданный алкоголь с остатками и создаёт корректные акты и чеки без ручного ввода. Вы можете просматривать данные о продажах, искать позиции по названию или поставщику, а также отслеживать, какие операции уже обработаны.

Два режима списания продаж: ручной и автоматический

Платформа может по-разному распоряжаться сформированными по продажам документами. Режим настраивается для каждого магазина.

• Автоматический режим. Платформа не только формирует документы по продажам, но и сама отправляет их в ЕГАИС по расписанию — без участия сотрудника. Это основной рабочий режим: продали алкоголь — списание уходит в ЕГАИС автоматически. Все отправленные документы видны на вкладке «Акты» с их статусами.
• Ручной режим. Платформа формирует документы по продажам, но сохраняет их как черновики. Ответственный сотрудник просматривает предложенные списания и подтверждает отправку в ЕГАИС вручную. Удобно на этапе запуска, когда вы хотите контролировать каждое списание перед отправкой.

Как платформа сопоставляет продажи с ЕГАИС

Чтобы правильно списать алкоголь, платформе нужно понимать, какому продукту ЕГАИС соответствует каждая проданная позиция из учётной системы. Это сопоставление (маппинг) платформа выстраивает автоматически — на основе входящих документов: электронных накладных (ЭДО) и товарно-транспортных накладных ЕГАИС (ТТН). Когда вы принимаете поставку, платформа запоминает, какой товар в вашей учётной системе соответствует какому алкоголю в ЕГАИС.

При обработке продажи платформа определяет тип каждой позиции:

• Готовый алкоголь (бутылка, банка, разливное пиво) — списывается напрямую по сопоставленному продукту ЕГАИС.
• Коктейли и блюда с алкоголем — платформа обращается к технологической карте позиции в вашей учётной системе, «раскладывает» её на ингредиенты и списывает именно тот алкоголь и в том объёме, которые заложены в рецепт. Тех.карта читается вживую при каждой продаже, поэтому изменения в рецептуре учитываются сразу.
• Не удалось сопоставить — если позиция похожа на алкоголь, но платформа не смогла связать её с продуктом ЕГАИС или тех.картой, списание не выполняется, а позиция попадает в аудит «Слепые зоны» для проверки (см. соответствующую вкладку).

Продажа или приготовление — как формируется документ

От того, как именно был реализован алкоголь, зависит, какой документ уходит в ЕГАИС и с каким основанием:

• Прямая продажа — бутылку или порцию (налив) продали гостю как есть. Такая реализация оформляется чеком ЕГАИС — тем же документом, которым розничная продажа алкоголя фиксируется на кассе.
• Продажа в составе коктейля или блюда — алкоголь пошёл ингредиентом в приготовленный напиток или блюдо. Тогда формируется акт списания с основанием «Приготовление»: с точки зрения ЕГАИС алкоголь не продан бутылкой, а израсходован на приготовление продукции.
• Списание без оплаты (например, служебное) оформляется актом с основанием «Иные цели».

Всё это платформа определяет самостоятельно на основе продаж и тех.карт — вручную выбирать тип документа или основание не требуется.

Инвентаризация (вкладка «Инвентаризация»)

Вкладка содержит несколько сценариев, между которыми переключаются кнопками вверху:

• Полная инвентаризация — сверка всего магазина за один проход.
• По позициям — пересчёт отдельных выбранных позиций.
• Розлив (вскрытые бутылки) — сверка остатков по вскрытым бутылкам в миллилитрах.
• История — журнал прошедших инвентаризаций: дата начала и завершения, статус, количество сформированных актов.
• Черновики — отображается, если для магазина включён режим черновиков: результаты инвентаризации с мобильного устройства ждут проверки ответственным сотрудником.

Полная инвентаризация (по всему магазину)

Сплошная сверка всех остатков магазина. Пока полная инвентаризация открыта, сценарии «По позициям» и «Розлив» временно недоступны (вверху появляется предупреждающий баннер) — сначала нужно завершить полную инвентаризацию. Шаги:

1. Перед началом обновите остатки на вкладке «Остатки» — инвентаризация сверяется именно с ними. Над списком показывается время последнего обновления остатков; если данные старше 24 часов, платформа предупредит (но не заблокирует работу).
2. Начните новую инвентаризацию либо продолжите ранее открытую (кнопка «Продолжить подсчёт»). Вверху отображается счётчик «Посчитано X из Y» по всем позициям остатков.
3. Для крепкого алкоголя — сканируйте марки фактически имеющихся бутылок; каждая марка сразу учитывается. Для пива и немаркированной продукции — добавьте позицию через кнопку «Добавить пиво» (поиск по названию) и укажите фактическое количество. Посчитанные позиции сгруппированы по товару, любую можно раскрыть и удалить ошибочный подсчёт.
4. Нажмите «Завершить подсчёт» — платформа переходит к экрану «Подведение итогов».

Подведение итогов

Экран проверки перед формированием актов. Он показывает:

• Сводку по итогам и предупреждение, если часть позиций не была посчитана.
• Таблицу позиций с колонками Наименование, ЕГАИС (ожидаемый остаток), Посчитано (фактически найдено) и К списанию (расхождение).
• Позиции, которые вы не пересчитали, помечаются: «не посчитано — будет списано полностью». По излишкам пива выводится информационное пояснение.
• Причины списания (подбираются по умолчанию: для пива — «Недостача», для крепкого — «Приготовление»); при необходимости их можно изменить.

Действия на экране: «Подвести итоги» (сформировать корректирующие акты по расхождениям), «Продолжить подсчёт» (вернуться к сканированию), «Отклонить» (отменить инвентаризацию с подтверждением) и «Назад».

Блокировки во время полной инвентаризации

Полная инвентаризация — это «фотография» всего магазина, поэтому на время её проведения платформа резервирует магазин целиком:

• Сценарии «По позициям» и «Розлив» недоступны, пока полная инвентаризация не завершена (кнопки заблокированы, вверху показывается предупреждающий баннер).
• Ручное списание любой позиции на вкладке «Акт списания» также заблокировано до завершения подсчёта.
• Начать полную инвентаризацию нельзя, если по магазину есть незавершённые операции — открытый пересчёт по позициям или неподтверждённый розлив. Их нужно сначала завершить.

Продажи в это время продолжают учитываться, но платформа не трогает пересчитываемые остатки: если для продажи нужно списать бутылку, зарезервированную инвентаризацией, объём откладывается в «долг списания» (см. ниже) и спишется позже.

Что происходит при завершении. Итог полной инвентаризации платформа считает достоверным снимком остатков, поэтому при подведении итогов:

• черновики списаний, ранее сформированные по продажам, отменяются и заменяются корректирующими актами инвентаризации — они не «пересобираются», инвентаризация становится новой точкой отсчёта;
• ручные акты, созданные сотрудником вручную, сохраняются — инвентаризация их не отменяет;
• уже отправленные в ЕГАИС документы (в статусах «Отправлено» / «Подтверждено в ЕГАИС») не затрагиваются — они проводятся своим порядком;
• отложенные «долги списания» по магазину закрываются по факту пересчёта.

По позициям

Поштучная сверка выбранных позиций — удобно, когда нужно пересчитать не весь магазин, а отдельные товары. Шаги:

1. Перед началом обновите остатки на вкладке «Остатки» — инвентаризация сверяется именно с ними.
2. Найдите позицию по названию или алкокоду и нажмите Считать.
3. Для крепкого алкоголя — отсканируйте марки фактически имеющихся бутылок; для пива — введите фактическое количество. Рядом отображается ожидаемое количество по данным ЕГАИС.
4. Нажмите Сохранить позицию. Позиции накапливаются в открытой сессии — можно последовательно пересчитать несколько товаров.
5. Нажмите Завершить инвентаризацию — платформа вычислит расхождения по каждой пересчитанной позиции и сформирует корректирующие акты.

Блокировки. В отличие от полной инвентаризации, пересчёт по позициям резервирует только те товары, которые вы считаете — остальной магазин работает как обычно, и начать такой пересчёт можно в любой момент. Подтвердить позицию нельзя, если по этому же товару уже идёт розлив или другой пересчёт, а также если открыта полная инвентаризация. При завершении отменяются и заменяются черновики продаж только по пересчитанным позициям; продажи по ним во время сессии, если бутылка зарезервирована, откладываются в «долг списания».

Розлив (вскрытые бутылки)

Сверка остатков по вскрытым бутылкам — по миллилитрам. Шаги:

1. Выберите позицию, по которой есть вскрытые бутылки. Остаток по каждой бутылке показывается в миллилитрах.
2. Отсканируйте каждую физически присутствующую бутылку и подтвердите или исправьте её фактический остаток в мл.
3. Нажмите Подтвердить (на кнопке отображается счётчик «отсканировано / всего»).

После подтверждения: отсканированные бутылки списываются на израсходованный объём; любая вскрытая бутылка этой позиции, которую не отсканировали, считается отсутствующей и списывается целиком.

Блокировки. Пока по бутылке идёт розлив-сверка, платформа держит её в резерве: продажа, которой нужен алкоголь из этой бутылки, не списывает её, а откладывает объём в «долг списания». Долг спишется автоматически, как только сверка завершится — акт по бутылке будет принят, отклонён или удалён. Подтвердить розлив нельзя, если открыта полная инвентаризация или по этому товару идёт другой пересчёт.

Долг списания — как продажи ведут себя во время инвентаризации

Иногда платформе нужно списать проданный алкоголь, но подходящей вскрытой бутылки в этот момент нет — например, бутылка ещё не отмечена как вскрытая или временно зарезервирована инвентаризацией либо розливом. В этом случае платформа не выдумывает бутылку и не теряет продажу, а записывает долг списания (в интерфейсе — «ожидает вскрытия»): отметку о том, что этот объём нужно списать, как только появится подходящая бутылка.

Долг закрывается автоматически, когда бутылка становится доступной: при её вскрытии либо при завершении розлив-сверки или инвентаризации. Механизм работает одинаково в автоматическом и ручном режимах — режим влияет только на то, отправляются ли готовые акты сразу или ждут подтверждения сотрудника.

Черновики — проверка перед отправкой в ЕГАИС

Черновик — это подготовленный, но ещё не отправленный в ЕГАИС документ (акт списания, чек, результат приёмки или инвентаризации). Платформа формирует его автоматически или по действию сотрудника, но придерживает — пока ответственный сотрудник не проверит и не подтвердит отправку в веб-интерфейсе. Это защитный шаг: любой документ, ушедший в ЕГАИС, юридически значим и его нельзя просто удалить, поэтому черновики позволяют перехватить ошибку до отправки.

Зачем это нужно

• Контроль на этапе запуска. Пока вы настраиваете сопоставление номенклатуры и коктейлей, черновики позволяют убедиться, что списания формируются правильно, прежде чем доверить отправку автоматике.
• Разделение ролей. Линейный сотрудник сканирует и считает с телефона в зале, а решение об отправке в ЕГАИС принимает ответственный сотрудник за компьютером.
• Защита от ошибок мобильного ввода. Пересчёт, ошибочно отсканированная марка или лишняя позиция видны на проверке и не попадают в государственную систему.

Где включается

Все режимы настраиваются для каждого магазина отдельно в разделе Настройки ЕГАИС (иконка шестерёнки в правом верхнем углу модуля) → вкладка «Списание». Придерживать документы можно на трёх участках работы — каждый включается своим переключателем:

• Продажи (режим формирования актов). Переключатель «Ручной» вместо «Авто»: акты и чеки, сформированные по продажам, сохраняются черновиками и не уходят в ЕГАИС автоматически. Отправку подтверждает сотрудник на вкладке «Акты». (В режиме «Авто» документы отправляются сразу без подтверждения. Подробнее — в разделе про вкладку «Продажи».)
• Ручные операции. Переключатель «Через черновики» вместо «Сразу в ЕГАИС»: инвентаризация и ручные акты списания, выполненные с мобильного приложения, попадают на проверку во вкладку «Инвентаризация → Черновики». Операции, выполненные из веб-приложения, отправляются сразу.
• Приёмка ТТН. Переключатель «Через подтверждение» вместо «Сразу в ЕГАИС»: после сканирования накладной с телефона она получает статус «Отсканировано», а итог приёмки уходит в ЕГАИС только после подтверждения в карточке ТТН в вебе. Приёмка из веб-приложения отправляется сразу.

Как работать с черновиками

Придержанные документы собраны в отдельных местах в зависимости от типа:

• Черновики актов и чеков по продажам и ручным списаниям — на вкладке «Акты» (со статусом черновика и, при создании с телефона, иконкой в виде телефона).
• Результаты инвентаризации и розлива — на вкладке «Инвентаризация → Черновики»; рядом с названием вкладки показывается счётчик ожидающих проверки записей.
• Приёмка — в карточке ТТН со статусом «Отсканировано».

Ответственный сотрудник открывает запись, проверяет её и либо подтверждает отправку в ЕГАИС, либо отклоняет (удаляет черновик). Приёмку из-за ограниченного срока не стоит откладывать: пока акт не отправлен, поставщик может отозвать накладную.

Срок отправки чеков продажи — 24 часа (важно для ручного режима)

Прямые продажи крепкого алкоголя (бутылка или порция-налив, проданные гостю как есть) оформляются чеком ЕГАИС. У такого чека жёсткое ограничение: ЕГАИС принимает его только в течение 24 часов с момента продажи — система сверяет время чека со своим и отклоняет расхождение больше суток. Перенести дату на более позднюю нельзя: дата уже зафиксирована в кассовом чеке и отчитана в ОФД.

Поэтому в ручном режиме черновики чеков по продаже крепкого алкоголя нужно подтверждать в тот же день. Если не отправить такой черновик вовремя, платформа не даст отправить просроченный чек: при попытке подтверждения он будет помечен как отклонённый с пояснением «Чек старше 24 часов — окно фиксации УТМ истекло; не отправлен». В автоматическом режиме чеки уходят сразу и под это ограничение обычно не попадают.

Если ни один из режимов не включён, платформа работает напрямую — документы формируются и отправляются в ЕГАИС сразу, без промежуточного шага проверки.

Права доступа

Доступ к модулю и его функциям разграничён между сотрудниками. Уровень доступа назначается администратором компании в разделе Пользователи.

• Просмотр — базовый уровень: просмотр списка ТТН и карточек накладных, остатков, партий, актов и истории операций. Предоставляется автоматически при наличии активной лицензии ЕГАИС для магазина.
• Управление данными — расширенный уровень: запрос остатков из ЕГАИС, создание актов списания, корректировок, проведение инвентаризации, вскрытие бутылок. Назначается администратором компании.
• Приёмка — право работать с входящими накладными: начинать сессию приёмки, сканировать и подтверждать марки, отправлять вердикт (подтвердить / принять с расхождениями / отказать). Без этого права карточка ТТН доступна только для просмотра.

Первому сотруднику компании, как правило, выдаётся полный набор прав.

Частые вопросы

• Откуда берутся данные ЕГАИС? Их доставляет агент УТМ, установленный у вас и подключённый к платформе. Входящие документы (ТТН, ответы ЕГАИС) поступают автоматически — запрашивать их вручную не требуется.
• Почему кнопка «Обновить из ЕГАИС» на вкладке Остатки недоступна? Возможные причины: не выбран магазин; не истёк 24-часовой лимит (отдельный для Склада и Торгового зала); запрос уже обрабатывается; у вас нет права на управление данными ЕГАИС.
• Чем «Последняя загрузка» отличается от «Обновить из ЕГАИС»? «Последняя загрузка» показывает данные, уже имеющиеся в базе платформы (быстро, без обращения к ЕГАИС). «Обновить из ЕГАИС» делает новый запрос в саму ЕГАИС (занимает время, действует суточный лимит).
• Статус накладной завис — что делать? Откройте карточку накладной и нажмите Обновить из ЕГАИС. Платформа также самостоятельно перезапрашивает зависшие накладные в фоновом режиме.
• Почему крепкий алкоголь и пиво списываются по-разному? Так устроен сам ЕГАИС: крепкий алкоголь учитывается по каждой марке, пиво — по объёму и количеству партий.
• Можно ли отменить отправленный акт списания? Принятый акт можно отозвать в течение 7 дней через кнопку «Отозвать акт» в карточке акта. Отклонённый акт можно исправить и отправить повторно через кнопку «Исправить».