ЭДО (обмен документами)

Что это и зачем

Раздел ЭДО — это работа с электронным документооборотом через оператора СБИС. Система сама регулярно опрашивает ваш кабинет СБИС, забирает входящие электронные документы (входящий УПД и счёт-фактуру), раскладывает их по реквизитам и складывает в библиотеку документов. Вам не нужно заходить в кабинет СБИС, чтобы увидеть, что пришло: документы появляются в enumslab автоматически.

Прямо из карточки документа можно выполнить юридически значимые действия: подтвердить получение (сформировать титул покупателя) или отклонить документ, скачать оригиналы в разных форматах, а также увидеть связанную маркировку — коды Честного Знака с реальным статусом регистрации в ГИС МТ, ветеринарные документы Меркурия и накладные ЕГАИС.

Где находится и как открыть

ЭДО-документы живут в разделе Библиотека (группа «Действия» в боковом меню). Отдельного пункта «ЭДО» нет — входящие электронные документы показываются в той же библиотеке вместе с загруженными вручную файлами; электронные помечаются признаком ЭДО (источник edo_pull).

Для компаний, у которых подключён только СБИС (без подключения к 1С или iiko), библиотека открывается в специальном режиме «только ЭДО». В нём видны исключительно электронные документы, а кнопка загрузки файлов скрыта — это режим просмотра и приёмки. Этот же режим включается, когда у пользователя есть доступ к ЭДО, но нет права на загрузку файлов в текущем подключении.

Чтобы открыть документ, нажмите на строку в списке — откроется карточка документа по центру экрана: стороны сделки, реквизиты, таблица позиций, блоки маркировки и действия внизу.

Как документы попадают в enumslab (автоматический приём)

Документы подтягивает фоновый сборщик («поллер») на регулярной основе — никаких ручных действий не требуется. Логика работы:

• Сборщик опрашивает раздел «Входящие» в СБИС по каждой вашей организации (по паре ИНН + КПП); у каждой организации свой отдельный «водяной знак» по дате.
• Забираются только два типа документов: входящий УПД и счёт-фактура. Прочие типы (корректировки/УКД, счёт на оплату, акт сверки, договор) на этом этапе отсекаются ещё до чтения и не загружаются.
• Для каждого нового документа скачиваются все его основные вложения (например, XML формализованного УПД и PDF-печатная форма) и складываются в один документ библиотеки как набор вложений.
• Реквизиты формализованного УПД (стороны, номер, дата, сумма, позиции) разбираются из XML напрямую кодом, без обращения к ИИ; для неформализованных документов применяется распознавание (OCR) на стороне библиотеки.
• Документы не дублируются: каждый документ опознаётся по своему идентификатору в СБИС, поэтому повторный опрос не создаёт копий. Перед скачиванием система дополнительно спрашивает у библиотеки, какие документы уже есть, и пропускает их.

При первом подключении организации система делает «широкий» первичный сбор за последние ~90 дней, затем работает по скользящему окну. Весь обмен со стороны СБИС — только на чтение: приёмка и подписание никогда не запускаются фоновым сборщиком.

Приёмка: подтверждение и отклонение документа

Действия доступны для электронного документа, по которому ещё не принято решение (статус подписи «Не подтверждён»). Их можно запустить из меню строки (кнопка «…») или из футера открытой карточки документа:

• Подтвердить получение (ЭДО) — формирует и отправляет на подпись титул покупателя. Перед отправкой система покажет подтверждающее окно с предупреждением, что это юридически значимое подписание через плагин СБИС.
• Отклонить (ЭДО)… — открывает окно «Отклонить документ», где нужно указать комментарий (причину). Комментарий обязателен — этого требует СБИС, и без него запрос будет отклонён.

После отправки появится уведомление: при подтверждении — «Документ отправлен на подпись (плагин СБИС подпишет в течение ~10 минут)», при отклонении — «Отказ отправлен на подпись (плагин СБИС)». Статус документа меняется на На подтверждении, и кнопки приёмки скрываются, пока плагин не поставит подпись.

Статус подписи

У каждого ЭДО-документа есть статус подписи (бейдж «ЭДО · …» в карточке и поле Подпись в реквизитах). Возможные значения:

• Не подтверждён — документ получен, решение по нему ещё не принято (доступны кнопки приёмки).
• На подтверждении — действие отправлено, ожидается подпись плагином СБИС.
• Подтверждён — документ принят (подпись поставлена).
• Отклонён — документ отклонён.

Статус поддерживается в актуальном состоянии автоматически: отдельный фоновый процесс периодически перечитывает состояние ещё не подтверждённых документов в СБИС и обновляет статус. Поэтому, даже если документ подписали или отклонили напрямую в кабинете СБИС, через некоторое время статус в enumslab подтянется сам.

Скачивание оригиналов

Из меню строки («…» → Скачать файл…) или из футера карточки (Скачать ▾) можно выгрузить документ в нужном формате. Откроется список форматов:

• Файл (XML) — исходный формализованный XML документа.
• Файл и подписи (sgn) — ZIP-архив с XML и файлами электронных подписей.
• DOCX — документ в формате Word.
• XLSX — документ в формате Excel.
• Со штампом подписи (PDF) — печатная форма PDF со штампом электронной подписи.

Набор доступных форматов зависит от типа документа: для формализованного УПД доступны все пять форматов; для прочих электронных документов доступен только PDF со штампом подписи. Форматы XML, sgn и PDF забираются из СБИС в момент скачивания (ссылки СБИС живут ограниченное время и не хранятся), а DOCX и XLSX формируются enumslab из разобранных реквизитов. Если конкретный формат для документа недоступен, система покажет понятное сообщение об ошибке. Имя скачиваемого файла формируется автоматически в стиле «УПД <номер> от <дата>».

Связь с маркировкой

В карточке электронного документа enumslab показывает связанную с ним маркировку. Эти блоки появляются только тогда, когда для документа есть соответствующие данные и у пользователя есть права на нужный модуль:

• Маркировка · Честный Знак — коды маркировки (КИЗ), извлечённые из самого документа: таблица «Наименование / GTIN / Кодов» и общий счётчик кодов. Рядом отображается реальный статус регистрации в ГИС МТ, который передаёт СБИС: Зарегистрирован в ГИС МТ, Ожидает регистрации или Ошибка ГИС МТ (с пояснением ошибки). Важно: статус ГИС МТ — это не то же самое, что подпись ЭДО; подписанный документ всё равно может не пройти регистрацию в ГИС МТ. Подробнее — в разделе Честный Знак.
• Маркировка · Меркурий — ветеринарные сопроводительные документы (ВСД), сопоставленные с этим УПД, со статусом и возможностью гашения. При наличии прав можно погасить ВСД по одному или сразу все (кнопка «Подтвердить все»). Подробнее — в разделе Меркурий.
• Маркировка · ЕГАИС — товарно-транспортные накладные ЕГАИС, сопоставленные с документом (только просмотр: номер, дата, поставщик, число позиций, статус «Подтверждён» / «Ожидает»). Подробнее — в разделе ЕГАИС.

Сопоставление документов с маркировкой выполняется системой автоматически на основе номеров и реквизитов; сами коды КИЗ в открытом виде не отображаются — показываются только количество кодов и разобранный из кода GTIN.

Видимость документов между подключениями

ЭДО-документы видны на уровне всей компании, а не привязаны к одному выбранному подключению 1С/iiko. Это удобно, когда у компании несколько подключений: входящие электронные документы из СБИС остаются доступными независимо от того, какое подключение сейчас выбрано, и доступны даже компаниям, у которых вообще нет подключения 1С/iiko (режим «только ЭДО»).

Доступ к таким документам разграничен правом edo_viewer (см. ниже), при этом по этому каналу видны только ЭДО-документы — обычные загруженные вручную файлы по нему не показываются.

Права доступа

• edo_viewer — просмотр электронных документов ЭДО (включая режим «только ЭДО» для компаний без подключения 1С/iiko), скачивание оригиналов, выполнение приёмки (подтверждение/отклонение). Право включает раздел Библиотека для ЭДО даже без подключения.
• upload — даёт полноценную библиотеку с загрузкой файлов; ЭДО-документы видны в ней наравне с загруженными вручную.
• Блоки маркировки в карточке зависят от прав соответствующих модулей: Меркурий (mercury_viewer для просмотра, mercury_builder для гашения), ЕГАИС (egais_viewer или egais_builder для просмотра). Блок Честного Знака показывается всем, у кого есть доступ к ЭДО-документу — отдельного права он не требует.

Управление подключением СБИС, организациями и реквизитами доступа выполняется отдельно (на уровне настройки интеграции); функция приёмки может быть включена или выключена администратором на стороне сервиса.

Ограничения

• Автоматически загружаются только входящий УПД и счёт-фактура. Корректировочные документы (УКД), счета на оплату, акты сверки и договоры пока не подтягиваются.
• Для электронных документов недоступны действия «Повторить обработку» и «Удалить» — вместо них доступны действия СБИС «Подтвердить получение» и «Отклонить».
• Подпись ставит плагин СБИС на стороне вашей организации (отложенная подпись, обычно в течение ~10 минут). enumslab не хранит ключей подписи и не подписывает за вас.
• Подтверждение и отклонение нельзя выполнить из автоматических сценариев — только вручную из интерфейса.

Частые вопросы

Документ из СБИС не появился — почему? Проверьте, что это входящий УПД или счёт-фактура (другие типы пока не загружаются) и что он попадает в окно опроса. Сборщик работает по расписанию, поэтому свежий документ может появиться с небольшой задержкой.

Нажал «Подтвердить получение», но статус всё ещё «На подтверждении». Это нормально: подпись ставит плагин СБИС (обычно до ~10 минут). После подписи статус автоматически сменится на «Подтверждён».

Подписал документ прямо в кабинете СБИС — обновится ли статус в enumslab? Да. Фоновый процесс перечитывает состояние в СБИС и подтянет статус «Подтверждён» или «Отклонён» сам.

Почему у документа доступен только PDF, а не XML/DOCX/XLSX? Полный набор форматов доступен для формализованного УПД. Для прочих электронных документов доступен только PDF со штампом подписи.