Библиотека документов

Что это и зачем

«Библиотека документов» — единый список всех первичных документов компании в одном месте. Сюда попадают документы из двух источников поступления: загруженные вами вручную (фото или файл) и полученные по электронному документообороту (ЭДО / СБИС). Кроме того, для каждого документа отдельно отмечается, был ли он уже создан в учётной системе (1С или iiko).

Для каждого документа система автоматически распознаёт тип (УПД, ТОРГ-12, чек), извлекает реквизиты (контрагент, организация, дата, сумма, номер), проверяет на дубликаты в учётной системе и, для электронных документов, показывает состояние подписи ЭДО и маркировки (Меркурий, ЕГАИС, Честный Знак). Из библиотеки документ можно открыть, посмотреть вложения, скачать и — для распознанных документов — отправить на создание в учётной системе.

Где находится и как открыть

Раздел доступен в боковом меню в группе «Действия» под названием Библиотека. Открыть его может пользователь, у которого есть право upload (работа с загрузкой документов) либо право edo_viewer (просмотр документов ЭДО).

Поведение раздела зависит от выбранного подключения (системы) в шапке и от прав:

• Если выбрано подключение 1С или iiko и у вас есть право upload — открывается полноценная библиотека этого подключения со всеми действиями (загрузка, перемещение, создание в системе и т. д.).
• Если подключение не выбрано, либо подключение выбрано, но у вас нет права upload, а есть право edo_viewer — включается режим «только ЭДО»: список показывает исключительно документы из электронного документооборота, без загрузки и без действий над учётной системой (доступны только просмотр и скачивание).

Источники документов и как они туда попадают

В колонке «Источник» каждой строки показано, откуда документ появился в библиотеке:

• Фото (web_upload) — документ, который вы загрузили вручную через кнопку Загрузить. После загрузки файл проходит автоматический конвейер: классификация типа, распознавание (OCR) и извлечение данных.
• ЭДО (edo_pull) — входящий электронный документ, полученный из системы СБИС по электронному документообороту. Такие документы поступают в библиотеку автоматически (интеграция периодически опрашивает СБИС) уже разобранными из XML — для них локальный OCR не запускается.

Документы ЭДО — «глобальные» для всей компании: они видны во всех подключениях компании независимо от того, какое подключение выбрано (изоляция выполняется на уровне компании). Загруженные вручную документы привязаны к конкретному подключению.

Загрузка документов

Чтобы добавить документ вручную, нажмите кнопку Загрузить в правом верхнем углу и выберите один или несколько файлов. Поддерживаются изображения (JPEG, PNG, WebP, HEIC/HEIF, TIFF, BMP, GIF), PDF, а также DOCX/XLSX/XLS.

1. Файлы загружаются напрямую в облачное хранилище по защищённой предподписанной ссылке — байты не проходят через прокси, что снимает ограничения на размер.
2. Пока идёт загрузка пакета, список накрывается оверлеем со статусом «Загрузка...».
3. По завершении загрузки строки появляются в списке в статусе «Обработка», а после распознавания переходят в «Готов» и заполняются тип, контрагент, дата и сумма.

Список, сортировка и постраничная загрузка

Документы выводятся таблицей. Рядом с заголовком «Документы» показывается общее число документов, удовлетворяющих текущим фильтрам (полный счётчик с сервера, а не число загруженных на экран строк).

• Сортировка — по дате самого документа (новые сверху). Используется подтверждённая дата, при её отсутствии — распознанная дата, а если дата ещё неизвестна (документ в обработке или с ошибкой) — дата поступления. Документы упорядочены по своей дате, а не по времени последнего изменения; для стабильной постраничной выдачи добавлены тай-брейкеры (время создания и идентификатор документа).
• Постраничная загрузка (бесконечная прокрутка) — список подгружается порциями по 100 строк. При прокрутке вниз следующая страница загружается автоматически; внизу появляется индикатор «Загрузка…», а по достижении конца — «Показаны все N».
• Автообновление — пока в списке есть документы в обработке, первая страница обновляется в фоне каждые 5 секунд; в спокойном состоянии — раз в 60 секунд. Фоновое обновление не трогает список, если вы уже прокрутили дальше первой страницы (чтобы не «сдёрнуть» прокрученный вид). Рядом есть кнопка Обновить для ручного обновления.

Все фильтры и пагинация выполняются на сервере (SQL), поэтому счётчик и подгрузка остаются корректными даже на больших объёмах.

Фильтры

Под заголовком «Документы» расположена строка фильтров. Каждый выпадающий фильтр — множественный выбор: значения внутри одного фильтра объединяются по «или», а разные фильтры — по «и».

• Все статусы — этап обработки: «Обработка», «Готов», «Ошибка», «Создан в системе».
• Подпись ЭДО — состояние подписи электронного документа: «Не подтверждён», «На подтверждении», «Подтверждён», «Отклонён».
• Дубликат — «Возможный дубликат» или «Дубликат».
• Все типы — «УПД», «ТОРГ-12», «Чек», «Неизвестно».
• Все источники — источник поступления (например «ЭДО», «Фото»). Список значений приходит с сервера.
• Все организации — ваша организация-получатель (с поиском по списку).
• Все контрагенты — поставщик (с поиском по списку).
• Поиск... — текстовый поиск по наименованию контрагента, ИНН контрагента, организации и дате документа.

Списки организаций, контрагентов и источников формируются на сервере по всему набору документов в области видимости, а не только по загруженным на экран строкам — поэтому варианты не исчезают по мере прокрутки. Документы со статусом «Загрузка...» (ещё не подтверждённая загрузка) в список не попадают.

Переключение области (1С / iiko)

В режиме с подключением над таблицей справа есть переключатель области:

• Текущая система — документы только выбранного подключения.
• Все системы — документы по всем подключениям компании, к которым у вас есть доступ. В этом режиме добавляется колонка «Система», показывающая, к какому подключению относится документ.

Документы ЭДО видны в обоих режимах (они общие для компании). В режиме «только ЭДО» переключатель области не показывается — список и так глобальный.

Колонки таблицы

• Тип — распознанный тип документа (УПД / ТОРГ-12 / Чек / «—», если ещё не определён).
• Источник — откуда документ поступил (ЭДО / Фото).
• Контрагент — поставщик; зелёная галочка означает, что контрагент сопоставлен со справочником учётной системы.
• Организация, Дата, Сумма — реквизиты документа (на узких экранах часть колонок скрывается).
• Статус — единый индикатор состояния (см. ниже).
• Маркировка — иконки состояния по системам маркировки (см. ниже); колонка показывается только если у компании есть Меркурий, ЕГАИС или ЭДО.
• Система — отображается только в режиме «Все системы».

Пока документ в обработке, на месте реквизитов (контрагент, организация, дата, сумма) показывается крутящийся индикатор — реквизиты появляются после распознавания. Колонки «Тип» и «Статус» при этом видны сразу.

Столбец «Статус»

Колонка «Статус» — единый индикатор, который приоритетно показывает:

1. «Ошибка» — если обработка завершилась ошибкой (приоритет над всем остальным; ошибочный ЭДО-документ не выдаёт себя за «Не подтверждён»).
2. «Обработка ●» — пока документ ещё проходит конвейер.
3. Подпись ЭДО — для электронных документов вместо этапа обработки показывается состояние подписи: «Не подтверждён» (мягкий янтарный), «На подтверждении» (синий), «Подтверждён» (зелёный), «Отклонён» (красный).
4. «Готов» — для остальных распознанных документов. Состояние «Создан в системе» в самой плашке показывается как «Готов»; факт создания передаёт отдельная зелёная галочка.

Рядом со статусом могут появляться значки состояния:

• Зелёная галочка «Создан в системе» — документ уже создан в 1С или iiko (для ЭДО-документа галочка может стоять рядом с плашкой «Подтверждён»).
• Предупреждающий треугольник «Дубликат» / «Возможный дубликат» — красный для точного дубликата, янтарный для возможного. При наведении показываются детали найденного похожего документа (номер, контрагент, дата, сумма).

Столбец «Маркировка»

Для документов ЭДО показывается ряд иконок по системам маркировки. Цвет иконки передаёт состояние (серый — нет данных или неприменимо, оранжевый — связано, но не подтверждено, зелёный — подтверждено или зарегистрировано, красный — ошибка). При наведении выводится поясняющая подсказка.

• Меркурий (иконка головы коровы) — связанные ветеринарные документы (ВСД): сколько найдено и сколько требует подтверждения (гашения).
• ЕГАИС (иконка бокала) — связанные ТТН: сколько найдено и подтверждены ли они.
• Честный Знак (иконка DataMatrix) — коды маркировки в документе и реальный статус регистрации в ГИС МТ: «зарегистрирован» (зелёный), «ошибка регистрации» (красный) или «ожидает» (оранжевый). Статус берётся от ГИС МТ, а не от подписи ЭДО — подписанный документ может всё равно не пройти регистрацию.

Подробнее по каждой системе — в разделах Меркурий, ЕГАИС и Честный Знак.

Карточка документа (детали)

Клик по строке (или пункт Предпросмотр в меню действий) открывает карточку документа — модальное окно по центру экрана. Закрыть его можно клавишей Esc, крестиком или кликом по затемнённому фону. В карточке:

• Заголовок — тип и номер документа, дата и организация, бейджи статуса, дубликата и подписи ЭДО; для готового несозданного документа в заголовке доступна кнопка Создать в системе.
• Вложения — горизонтальная лента файлов документа. У формализованного документа может быть несколько вложений (например XML и печатная форма PDF). Клик по миниатюре выбирает файл; для не-XML открывается просмотр.
• Стороны — карточки «Поставщик» и «Покупатель» с наименованием, ИНН и КПП.
• Реквизиты — номер, дата, тип, сумма, для ЭДО — состояние подписи.
• Позиции — таблица строк документа (наименование, количество, единица, цена, НДС, сумма) с итогами «Без НДС / НДС / С НДС». Если позиций нет, показывается блок «Извлечённые данные» с ключевыми реквизитами.
• Маркировка — для ЭДО-документов отдельные таблицы по Меркурию, ЕГАИС и Честному Знаку (включая GTIN и число кодов маркировки).
• Создан в системе — если документ уже создан, перечисляются учётные системы и номера созданных документов.
• Комментарий — свободный текст; сохраняется по уходу фокуса или по сочетанию Cmd/Ctrl+Enter, отмена — Esc.

Если при обработке была ошибка, вверху прокручиваемой части карточки показывается её описание; при найденном дубликате — выделенный блок с деталями совпавшего документа (включая отметку, проведён ли он в 1С, и по чему совпал поставщик).

Предпросмотр и скачивание

Предпросмотр. Из ленты вложений по кнопке Открыть просмотр файл (PDF или изображение) открывается в полноэкранном просмотрщике. XML-вложение в просмотрщике не отображается — для него доступна ссылка Скачать XML. Файлы подтягиваются напрямую из облачного хранилища по короткоживущей (10 минут) защищённой ссылке.

Скачивание (для документов ЭДО). Для электронных документов доступна кнопка Скачать (в карточке) или пункт Скачать файл… в меню строки — открывается выбор формата. Набор форматов зависит от документа:

• Для любого ЭДО-документа — Со штампом подписи (PDF) (печатная форма).
• Для формализованного УПД — дополнительно Файл (XML), Файл и подписи (sgn), DOCX и XLSX.

Эти форматы повторяют меню «Скачать» в веб-кабинете СБИС. Имя сохраняемого файла приходит с сервера в стиле СБИС.

Действия над документом

Действия доступны из меню «⋮» в конце строки и частично продублированы в карточке. Состав зависит от типа документа и режима.

Общие:

• Предпросмотр — открыть карточку документа.

Для загруженных вручную документов (не ЭДО):

• Повторить обработку — заново распознать документ (доступно для готовых, ошибочных и уже созданных строк; недоступно, пока документ в обработке).
• Изменить тип — принудительно задать тип (УПД / ТОРГ-12 / Чек); документ переобрабатывается заново с новым типом (OCR и извлечение данных запускаются заново).
• Переместить — перенести документ в другое подключение компании. Если документ уже создан в другом подключении, появляется предупреждение «Перемещение сохранит эту связь», и связь с созданным документом сохраняется при перемещении.
• Создать в системе — для готового документа открывает соответствующую страницу загрузки (УПД / накладная / чек для 1С, единая страница входящей накладной для iiko), уже заполненную распознанными данными, чтобы создать документ в учётной системе. Доступно, только если документ ещё не создан ни в одной системе и его тип распознан.
• Удалить — убрать документ из библиотеки (с подтверждением).

Для документов ЭДО (СБИС):

• Подтвердить получение (ЭДО) — формирует и отправляет на подпись титул покупателя. Это юридически значимое действие, поэтому требует подтверждения; подпись формируется плагином СБИС в течение примерно 10 минут — до этого статус «На подтверждении». Действие доступно только в состоянии «Не подтверждён».
• Отклонить (ЭДО)… — отказ с обязательным комментарием (СБИС требует указать причину).
• Скачать файл… — скачать документ в одном из доступных форматов.

Подтверждение маркировки из библиотеки

Если у пользователя есть право подтверждать ВСД Меркурия (mercury_builder) и у документа есть непогашенные ВСД, в меню строки появляется пункт Подтвердить маркировку (N), который открывает карточку с таблицей ВСД. Там доступны кнопки Подтвердить (для одного ВСД) и Подтвердить все (N) (пакетное гашение). Это юридически значимое подтверждение фактической приёмки товара — система запросит дополнительное подтверждение действия. ЕГАИС-ТТН в карточке показываются в режиме просмотра.

Процессы — загрузка документов

Если у компании настроены процессы (право process_control_viewer или process_control_builder), рядом с заголовком «Документы» показывается ссылка «Процессы» со счётчиком. Она ведёт на отдельный список процессов загрузки документов с собственными фильтрами по системе, статусу (черновики / активные) и поиском. Подробнее — в разделе Процессы.

Права доступа

• upload — основное право для работы с библиотекой подключения: просмотр списка, загрузка, повтор обработки, смена типа, перемещение, удаление и «Создать в системе». В текущей версии это же право используется и для чтения, и для записи библиотеки.
• edo_viewer — даёт доступ к документам ЭДО без подключения (режим «только ЭДО»): просмотр и скачивание электронных документов, в том числе для компаний, у которых есть только ЭДО, без 1С/iiko.

Действия маркировки и подтверждения ЭДО дополнительно гейтятся правами соответствующих систем (например mercury_builder для гашения ВСД, mercury_viewer/egais_viewer для просмотра связанных ВСД/ТТН). Доступ к чужим подключениям при перемещении и в режиме «Все системы» ограничен подключениями вашей компании.

Частые вопросы

• Документ висит в «Обработке». Подождите — конвейер распознавания работает в фоне, список сам обновится (каждые 5 секунд, пока есть обрабатываемые строки). Если документ ушёл в «Ошибку», откройте карточку, чтобы увидеть причину, и используйте «Повторить обработку».
• Не вижу кнопку «Загрузить». Вероятно, открыт режим «только ЭДО» (нет выбранного подключения либо нет права upload) — в нём загрузка недоступна.
• «Создать в системе» неактивна. Действие доступно только для документов в статусе «Готов», которые ещё не созданы ни в одной системе и тип которых распознан.
• Тип определён неверно. Используйте «Изменить тип» — документ будет переобработан с заданным типом.
• Помечен дубликат, хотя документа нет. Проверка ищет похожий документ в учётной системе по контрагенту (ИНН), дате (тот же день) и сумме (±5%). Детали совпадения видны при наведении на значок и в карточке документа.