Конструктор отчётов

Что это и зачем

Конструктор отчётов — визуальный инструмент, который позволяет собрать собственный отчёт без написания запросов, SQL или формул. Вы выбираете источник данных, отмечаете нужные поля, при необходимости задаёте фильтры и группировку, выбираете показатель (сумму, количество, среднее и т.д.), нажимаете Построить отчёт — и сразу видите результат в виде графика или таблицы.

Это кроссистемный модуль: он работает и с подключениями к 1С, и с подключениями к iiko. Общий принцип одинаков для обеих систем, но набор источников данных и часть настроек различаются (см. блоки «Возможности для 1С» и «Возможности для iiko» ниже). Какой именно конструктор откроется, определяется типом активного подключения — отдельного права для выбора системы нет.

Готовый отчёт можно сохранить, заново открыть, выгрузить в Excel и закрепить на главной странице. Сохранённые отчёты доступны для просмотра и повторного запуска в разделе Мои отчёты.

Где находится и как открыть

Раздел Конструктор отчётов находится в боковом меню в группе «Действия». Пункт виден, если у вас есть право report_builder и выбрано подключение.

• При активном подключении к 1С открывается конструктор отчётов 1С.
• При активном подключении к iiko открывается конструктор отчётов iiko.

Технически это два разных пункта меню с одинаковым названием «Конструктор отчётов» и одним и тем же правом report_builder; нужный из них показывается в зависимости от типа подключения.

Экран разделён на две части: слева — боковая панель настроек (источник данных, кнопки запуска, дополнительные параметры), справа — область результата с заголовком «Конструктор отчётов» и панелью инструментов над ним.

Как пользоваться (общие шаги)

1. Выберите источник данных в блоке «Источник данных» слева.
2. Нажмите Настройка отчёта — откроется окно с двумя зонами: список полей слева и вкладки настроек справа.
3. В списке полей отметьте галочками поля, которые попадут в отчёт (есть кнопки «Выбрать все» / «Снять все»). Число выбранных полей показывается значком на кнопке «Настройка отчёта».
4. На вкладке Фильтры при необходимости добавьте условия отбора (кнопка «Добавить фильтр»): поле, оператор, значение.
5. На вкладке Группировка задайте, что и как показать: функцию (показатель), числовое поле и поле для оси/группировки. Фраза-подсказка внизу показывает, что получится.
6. Нажмите Готово, затем кнопку Построить отчёт слева.
7. Результат появится справа. Переключайтесь между видами График и Таблица на панели инструментов; тип графика выбирается отдельным переключателем под графиком.

Фильтры и группировка

Фильтры — это условия отбора строк. Каждое условие состоит из поля, оператора сравнения и значения. Фильтровать можно только по тем полям, которые отмечены в списке полей. Набор операторов и способ ввода значения зависят от системы (см. блоки 1С и iiko ниже).

Группировка и показатель задаются на вкладке «Группировка». Доступные функции (показатели) одинаковы для 1С и iiko:

• Все записи — без свёртки, каждая запись отдельно;
• Сумму — сложить значения числового поля;
• Количество — посчитать число записей;
• Среднее, Минимум, Максимум — соответствующие агрегаты.

Для функций «Сумма», «Среднее», «Минимум», «Максимум» нужно указать числовое поле; для «Количество» поле не требуется. Группировать можно по строковым, ссылочным или датовым полям.

Виды отображения и типы графиков

Результат можно смотреть в двух режимах — переключатель График / Таблица на панели инструментов.

Базовые типы графиков (выбираются переключателем под областью графика):

• Столбчатая — вертикальные столбцы;
• Линейная — линия (удобно для динамики по датам);
• Круговая — доли;
• Горизонтальная — горизонтальные столбцы.

В iiko к базовым типам при определённых условиях добавляются ещё два: Сгруппированные столбцы (когда включено сравнение периодов) и BCG-матрица (когда применено правило BCG-классификации). Подробности — в блоке «Возможности для iiko».

Сохранение, выгрузка и главная страница

Панель инструментов над результатом содержит:

• Поле Название отчёта… — задайте имя перед сохранением;
• Сохранить — сохраняет текущую конфигурацию отчёта (источник, поля, фильтры, группировку, тип графика). Если отчёт уже был сохранён, повторное сохранение обновляет его;
• Загрузить — открывает список ранее сохранённых отчётов соответствующей системы; отчёт можно выбрать, удалить (крестик) или переключить его показ на главной;
• Шаблоны — галерея готовых шаблонов отчётов. В конструкторе 1С шаблоны сгруппированы по категориям (Продажи, Закупки, Финансы, Справочники, Общепит, Прочее). Шаблон загружается как новый ненастроенный отчёт-заготовка, который дальше можно изменить и сохранить под своим именем;
• Excel — выгружает текущий результат в файл .xlsx (доступно, когда есть данные);
• На главной — закрепляет сохранённый отчёт на главной странице (дашборд). Сначала отчёт нужно сохранить.

Сохранённые отчёты также доступны для повторного запуска и просмотра в разделе Мои отчёты (для этого нужно право report_viewer). Конфигурации 1С и iiko хранятся в одном месте, но и в просмотрщике, и в каждом конструкторе показываются только отчёты, относящиеся к текущей системе.

Возможности для 1С

В конструкторе 1С источник данных задаётся в два шага: сначала тип объекта, затем его имя (поиск по подключённой базе). Доступные типы объектов:

• Документ — например, ПоступлениеТоваровУслуг, РеализацияТоваровУслуг;
• Справочник — например, Контрагенты, Номенклатура;
• Регистр накопления;
• Регистр бухгалтерии;
• Регистр сведений.

Поля объекта подгружаются из метаданных самой 1С после выбора имени объекта — никакого ручного описания структуры не требуется. Дополнительные возможности конструктора 1С:

• Табличные части документов. Можно строить отчёты по строкам табличных частей (например, по номенклатуре в накладных). Если группировка или показатель указывают на поле табличной части, система автоматически выполняет двухшаговый запрос: сначала отбирает подходящие документы по фильтрам шапки, затем подтягивает их строки и объединяет с данными шапки. Группировку и значение нельзя смешивать с разных уровней (поле шапки и поле табличной части) — при попытке появится подсказка об ошибке.
• Лимит (Топ-N). Для сгруппированного отчёта можно оставить только N крупнейших групп: «Все», «Топ 5», «Топ 10», «Топ 20», «Топ 50» (группы сортируются по значению по убыванию).
• Период группировки. Если группировка идёт по полю-дате, можно свернуть результат по День, Месяц, Квартал или Год.
• Фильтры. Для ссылочных полей (контрагент, номенклатура) значение можно искать по справочнику, для логических (Да/Нет) — выбирать из обнаруженных значений. Поддерживается оператор LIKE для поиска по части строки, а даты можно задавать в относительном виде.
• Просмотр записи. В режиме «Таблица» строку можно открыть двойным щелчком, чтобы посмотреть подробности документа, включая строки его табличных частей.

Тип «Регистр бухгалтерии» доступен для выбора как источник. Более тонкие настройки регистра (виртуальная таблица, счёт, группировка по субконто) задаются не отдельным элементом интерфейса, а приходят из заранее подготовленных шаблонов и из ранее сохранённых отчётов — при их загрузке конструктор сам выполнит соответствующий запрос к регистру.

AI-ассистент. В боковой панели конструктора 1С есть встроенный чат («AI Ассистент»). Можно описать отчёт словами — например, «покажи выручку по контрагентам за месяц», — и ассистент сам подберёт объект, поля, фильтры и группировку, настроит форму, построит отчёт, а при просьбе выгрузит результат в Excel. Окно чата можно открыть в отдельном перемещаемом и изменяемом по размеру окне.

Пример запроса в чат:
Построй отчёт по поступлениям товаров за последний месяц,
сгруппируй по поставщику и покажи сумму

Возможности для iiko

В конструкторе iiko источник выбирается одним списком «Тип источника», где варианты сгруппированы:

• Стандартные отчёты — готовые, защищённые от изменений шаблоны. Сейчас доступна BCG-матрица (меню-инжиниринг: Звезда / Лошадь / Загадка / Собака). В таких отчётах настройка полей, фильтров и правил заблокирована и сравнение периодов недоступно — пользователь задаёт только подразделение и период и нажимает «Построить отчёт».
• Продажи и операции: Продажи (OLAP), Транзакции (OLAP), Заказы доставки.
• Склад и закупки: Остатки на складе, Приходные накладные, Расходные накладные.
• Справочники: Каталог номенклатуры, Техкарты, Бронирования.

Для OLAP-источников (продажи, транзакции) список полей подгружается из самого iiko; поля делятся на измерения и показатели. Для остальных источников список полей предопределён, включая поля строк документов (например, по приходным и расходным накладным — товар, код, склад, количество, цена, сумма, НДС по каждой строке).

Особенности конструктора iiko:

• Подразделение. Для большинства источников нужно выбрать одно или несколько подразделений (или «Все подразделения»). Без выбора отчёт не построится. Список подразделений объединяет данные из облака iiko и из OLAP, а доступные варианты автоматически подстраиваются под выбранный источник (например, для облачных источников доставки и бронирований показываются только облачные подразделения).
• Период. Для источников с временным окном задаётся двумя датами «С» и «По». Справочники (каталог, техкарты) периода не требуют, а остатки на складе берутся на момент запроса.
• Сравнение периодов. Для источников с периодом можно включить «Сравнить с периодом» и одним нажатием подставить «Прошлый период» или «Прошлый год», либо задать даты вручную и подпись. Для сравнения нужна группировка, и появляется отдельный вид графика «Сгруппированные столбцы», а в таблице добавляются колонки прошлого периода и его изменения (дельта и дельта в %).
• Фильтры. Используются операторы «равно», «в списке», «не в списке», «между», «содержит» и диапазон дат (оператора LIKE в iiko нет). Для перечисляемых (ENUM) полей значение выбирается из списка, для дат предлагается двойной ввод. Отдельную колонку, по которой только фильтруют, можно пометить как «скрыть», чтобы она не попадала в таблицу и график.
• Правила (постобработка). В окне настройки есть вкладка Правила — расчётные правила, добавляющие производные колонки: вычисление по формуле (сложение, вычитание, умножение, деление, доля в %), условные метки «если-то», ABC-классификация, BCG-классификация, доля в группе и сравнение значений. Правила выполняются последовательно, и новые колонки сразу появляются в таблице и на графике.
• BCG-матрица. Когда применена BCG-классификация, в переключателе типов графика становится доступен особый вид — матрица с квадрантами, фильтром по квадрантам и категориям и подсказкой по чтению (кнопка «?»).

Права доступа

• report_builder — доступ к самому конструктору отчётов (и для 1С, и для iiko). Без него пункт меню не отображается.
• report_viewer — доступ к разделу Мои отчёты для просмотра и повторного запуска сохранённых отчётов.

Какой из двух конструкторов открывается, определяется типом активного подключения (1С или iiko), а не отдельным правом.

Частые вопросы

• Кнопка «Построить отчёт» неактивна. Не выбран источник данных или не отмечено ни одного поля; в iiko, кроме того, может быть не выбрано подразделение или ещё идёт загрузка полей.
• Не вижу пункт «Конструктор отчётов». Нет права report_builder или не выбрано подключение.
• В отчёте по строкам документа 1С нет данных. Проверьте, что фильтры шапки документа не отсекают все документы — строки подтягиваются только по подходящим документам.
• Где найти сохранённый отчёт позже. В самом конструкторе через кнопку Загрузить, а также в разделе Мои отчёты. Чтобы он появлялся на главной, включите для него «На главной» (сначала сохранив отчёт).
• Можно ли изменить стандартный отчёт iiko (например, BCG-матрицу). Нет, его поля, фильтры и правила зафиксированы; меняются только подразделение и период. Если нужна своя версия — постройте отчёт вручную или возьмите шаблон из галереи «Шаблоны».